Бесплатный КЭДО. Опыт внедрения кадрового электронного документооборота с Госключом ТопФактор

Тема кадрового электронного документооборота последние пару лет вызывает у кадровиков и руководителей бизнеса много вопросов – от изучения юридических аспектов и легитимности разных видов электронных подписей до стоимости внедрения в конкретной компании и критериев выбора провайдера и системы КЭДО. Среди внутренних HR руководителей и экспертов распространено мнение, что уже в течение ближайших 3-5 лет цифровое взаимодействие работника и работодателя станет обязательным для всех. Поэтому необходимо на данном этапе глубоко изучить предметную область, минимизировать риски и подготовиться к переходу на электронный кадровый документооборот. Уже сейчас есть реальная возможность сократить расходы на подобные проекты за счет экономии на покупке электронных подписей (ЭП) для сотрудников.

Здесь логичен вопрос: за чей счет такая щедрость? Ведь сейчас в коммерческих удостоверяющих центрах ЭП стоит от 500 рублей в год на 1 сотрудника, на 100 сотрудников – это уже платеж 50000 рублей каждый год.
Больше года назад Минцифры анонсировало работу нового мобильного приложения Госключ, которое позволяет физическим лицам самостоятельно и бесплатно выпустить ЭП в течение 15-ти минут с помощью авторизации на Госуслугах, чтобы подписывать различные документы онлайн из любого места при наличии интернета. Мы считаем, что за этой технологией будущее, к моменту выхода мобильного приложения Госключ мы успешно внедрили КЭДО внутри компании, поэтому решили на себе испробовать новую технологию.


Проект начался летом 2022 года с партнерского взаимодействия команды разработчиков ТопФактор и проектной группы Минцифры. В конце июня 2022 года провели вебинар вместе с Мариной Солодовой - руководителем проекта «Госключ», чтобы познакомить кадровых специалистов, HR и собственников бизнеса с новой технологией. Мероприятие получилось очень насыщенным – больше 160 человек в прямом эфире делились своими опасениями и задавали спикерам вопросы, которые необходимо проработать на старте проекта КЭДО для успешного внедрения на практике. Именно тогда был намечен план работы по интеграции возможности подписания документов с помощью мобильного приложения Госключ в системе ТопФактор и проработана дальнейшая стратегия взаимодействия двух команд разработчиков и консультантов.

Делимся в статье экспертными знаниями о том, как мы «подружили» с Госключом нашу систему, внедрили новшество в нашей компании и почему подписывать документы с помощью приложения Госключ легче, быстрее и выгоднее, чем через коммерческий удостоверяющий центр.

Мобильное приложение Госключ — это проект Минцифры России, который предоставляет физическим лицам возможность бесплатно выпустить усиленную электронную подпись самостоятельно прямо со своего смартфона из любого места, где есть интернет-соединение, а также, позволяет подписывать кадровые документы удаленно.

С 1 февраля 2023 года в соответствии с официальным свидетельством № П24-2-04-200-6495 Минцифры РФ: «…информационная система «Топфактор:Личный кабинет сотрудника» (идентификатор учетной записи 1132185158) имеет возможность направлять документы на подпись физическим лицам в мобильное приложение «Госключ» посредством информационно-технологического взаимодействия с подсистемой соответствующего единого личного кабинета ЕПГУ» (https://topfactor.pro/blog/novosti-kedo-integratsiya-topfaktor-lichnyy-kabinet-sotrudnika-s-mobilnym...)
«Мы достигли цифр, которые уже превышают миллионы. У нас 2 миллиона скачиваний приложения Госключ в маркете, уже около 1,5 миллионов подписаний данным приложением, и мы выдали около 2 миллионов сертификатов усиленной электронной подписи».

Марина Солодова
руководитель проекта Госключ со стороны Минцифры России
Госключ является сертифицированным средством электронной подписи и в Госключе можно сформировать несколько видов сертификатов:

• Сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
• Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

То есть для того, чтобы внедрить Госключ в организации, не потребуется дополнительных соглашений на признание такого вида подписи юридически значимым. Для перехода на КЭДО, необходимо принять локальный акт, в котором предусмотрен кадровый электронный документооборот.

«…Что из себя, в принципе, представляет Госключ? Это отдельное мобильное приложение, которое скачивается из всех маркетов, доступных на данный момент: и для платформы Ios, и для Android, и Huawei, и в Rustore. И соответственно, это круглосуточный доступ к самой технологии»…

Марина Солодова
руководитель проекта Госключ со стороны Минцифры России

Подписание на бумаге заявления для выпуска сертификатов и ознакомления с бланком сертификата не требуется. Все это происходит в самом мобильном приложении.

«…Для коммерческого сектора рассматривается вопрос о коммерциализации. Но в этом году речи об этом не идет. Поэтому технология внедряется на безвозмездной основе»…

Марина Солодова
руководитель проекта Госключ со стороны Минцифры России

Госключ, как технология по выпуску сертификатов подписания документов, для граждан Российской Федерации всегда будет бесплатным.

«…Конечно же, должна быть информационная гигиена у сотрудников и пользователей. Они всегда должны иметь под рукой свой сертификат и свой ключ. И только они должны иметь возможность его использовать, и при необходимости, в случае компрометации, отозвать такой сертификат»…

Марина Солодова
руководитель проекта Госключ со стороны Минцифры России

Опыт работы с КЭДО в компании ТопФактор

В компании ТопФактор есть сотрудники, которые работают удаленно, в офисе и в смешанном режиме. На данном этапе к КЭДО подключено почти 100% сотрудников.

Массовое подключение пользователей к работе с автоматизированной системой происходит не мгновенно. У сотрудников может возникнуть недопонимание и сомнения - все люди по-разному реагируют на перемены. Важно правильно донести основную идею КЭДО для сотрудников: это удобно и быстро, как подписание, так и сам процесс прохождения документа по маршруту. Т.е. вашим работникам, к примеру, заявление за удаленную работу или на отпуск согласуют за 10 минут вместо нескольких часов (или дней на крупном предприятии).

С этой целью был проведен комплекс мероприятий для коллектива:

• Массовая рассылка с презентацией продукта;
• Разъяснение целей и преимуществ перехода;
• Обучение по функционалу личного кабинета КЭДО для новых сотрудников наставниками и кадровыми работниками.

«Наберитесь терпения, разберитесь сами в системе. Интерфейс несложный, интуитивно понятный. Работайте, пропагандируете и тогда начнут подключаться даже оставшиеся самые нерешительные сотрудники».

Ольга Серединцева
ведущий специалист кадровой службы ТопФактор

Самое важное при переходе на кадровый электронный документооборот:

• Юридическая значимость подписанных документов;
• Доказуемость того, что конкретный документ был подписан конкретным пользователем, конкретным сертификатом.

ТопФактор предлагает готовое решение по запуску КЭДО в компании с использованием личного кабинета сотрудника. Это решение «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника», которое развивается на платформе 1С:Предприятие и включено в реестр Российского ПО (№ реестровой записи 13742). Платформа прошла сертификацию по защите персональных данных всех категорий. Соответственно, за персональные данные и за коммерческие данные клиенты могут быть спокойны. Данные находятся под управлением платформы, находятся на серверах в корпоративной сети в случае приобретения версии On-Premise.

Есть также облачная модель SaaS, которая на старте стоит дешевле, но требует регулярной оплаты за год использования на всех сотрудников, подключенных к системе. Подробнее про оба варианта внедрения можно прочитать на официальной странице ТопФактор: https://topfactor.pro/others/lichnyy-kabinet-sotrudnika/

С использованием личного кабинета у сотрудника появляется доступ к различным HR-сервисам и задачам, которые он может решать на разных этапах своей работы в компании: онлайн трудоустройство, запрос справок и документов из отдела кадров (например, частые запросы – заявление на удаленную работу или отпуск), тестирование по компетенциям или оценка 360 градусов, прохождение обучающих курсов, выполнение показателей или работа со СМАРТ-задачами на портале сотрудника, коммуникация со смежными отделами или руководителем.

Наиболее часто используемый функционал КЭДО

Сотрудники могут направлять запросы для получения различных видов документов, и справок. В зависимости от типа обращения запрос идет по преднастроенному маршруту. Например, если запрос касается заработной платы или уплаченных взносов, документ попадает в подразделение бухгалтерии; если стажа работ, трудовых книжек — в отдел кадров. В ответ соответствующее подразделение предоставляет обратную связь в виде подписанного документа или справки.

В системе также уже имеется более 50 преднастроенных шаблонов, готовых для использования. По необходимости можно создавать и настраивать новые шаблоны или редактировать уже имеющиеся в библиотеке, используя встроенный конструктор.

Кроме того, у сотрудника есть возможность написать заявление вручную, отсканировать его, прикрепить файл в личный кабинет и направить по маршруту на согласование или ознакомление. После заполнения реквизитов в заявлении документ сохраняется, формируется и выводится печатная форма заявления, которая уже утверждена Минтрудом.
Использовать Личный кабинет можно уже с этапа приема сотрудника на работу. В том числе, для работы с дистанционными и релоцированными сотрудниками.

Как работает КЭДО с Госключом в системе ТопФактор

Команда ТопФактор, как вендор программного продукта, участвовала в составе пилотной группы по интеграции с Госключом. Сейчас использование мобильного приложения Госключ и бесплатный выпуск УНЭП и УКЭП доступно всем сотрудникам и клиентам ТопФактор.

Для выпуска сертификата УНЭП потребуется подтвержденная запись на портале Госуслуг. Электронные документы из личного кабинета сотрудника можно направлять на подписание физическому лицу в мобильное приложение Госключ. Синхронизация происходит с использованием СНИЛС.

Что происходит в КЭДО при приеме на работу новых сотрудников:

• Рекрутер находит нового сотрудника и согласовывает его кандидатуру с внутренним заказчиком и собственником, далее успешному кандидату автоматически высылается оффер и инициируется этап приема на работу в организацию;
• Кадровый работник направляет кандидату документы для трудоустройства (трудовой договор, приказ о приеме) удаленно без посещения офиса, используя программный продукт «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника».
• В личном кабинете на начальном этапе кандидат самостоятельно выпускает себе УНЭП через мобильное приложение Госключ или пишет заявление на выпуск ЭП через УЦ Калуга Астрал (альтернативный способ, который работает в ТопФактор).

Само приложение Госключ можно скачать с любых маркетплейсов, установить на смартфон и пройти путь авторизации и выпуска УНЭП полностью самостоятельно. Также в корпоративной системе организации предоставляется пошаговая инструкция по данному процессу.

1. После выпуска электронной подписи у кандидата появляется возможность подписать документы, связанные с трудоустройством.

2. Как правило, кадровик запускает процесс подписания кадровых документов с кандидатом по маршруту «Подписание с руководителем организации».
3. Руководитель может открыть документ еще раз из приложения, проверить, подписать, после чего документ уже направляется на ознакомление и подписание кандидату.
4. Кандидату приходит уведомление о новом документе для подписания. Документ можно открыть, увидеть подпись руководителя организации и поставить свою личную подпись, выпущенную (на предыдущем этапе) через приложение Госключ.
5. На следующем этапе, в зависимости от преднастроенного маршрута, документ отправляется обратно: либо в отдел кадров, либо в бухгалтерию.
Процесс трудоустройства завершён.

Процесс подписания от лица сотрудника продемонстрирован далее.
После того, как сотрудник скачал приложение Госключ, авторизовался на Госуслугах, прочитал и принял лицензионное соглашение, ему предлагается выпуск электронной подписи.

Выпуск бесплатный, продлевать такую подпись нужно будет каждый год. В среднем выпуск электронной подписи займет около 10-15 минут. При подписании документа в личном кабинете приходит push-уведомление о поступлении документов в приложение. Там же пользователь может ознакомиться с созданным документом, проверить все реквизиты, даты и подписать с помощью ЭП. В завершении процесса необходимо переключить синий ползунок, свидетельствующий о том, что человек проверил документ, и нажать «Подписать».

После этого результат загрузится в систему личного кабинета. Документ считается подписанным со стороны сотрудника. В личном кабинете у сотрудника остается доступ к подписанным документам. В любой момент он к ним может вернуться, как к своеобразной базе знаний. Есть нюанс – при покупке нового смартфона и установке приложения Госключ, пользователь больше не сможет вернуться к старым подписанным документам – приложение не хранит документы

При трудоустройстве новенькому сотруднику поступает на ознакомление и подписание большое количество локально-нормативных актов, должностных инструкций и регламентов. Он их подписывает, не глядя.
Возможность доступа к необходимым документам онлайн из программного продукта «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» позволяет в любой момент восстановить в памяти какую-то информацию по этим документам, например, по должностной инструкции или корпоративной политике предприятия.

В случае, если какие-то из документов обновились, есть сервис рассылки документов, который учитывает, кто из сотрудников подписал предыдущую не актуальную версию и ее нужно заменить. Если сотрудник еще работает в организации, ему приходит уведомление по такой рассылке для ознакомления с обновленной версией. После этого в его документах будет отображаться не только архивная версия документа, но и актуальная.

После формирования и подписания документа при создании обращения, он отправляется по определенному преднастроенному маршруту. Сам маршрут также настраивается с помощью встроенного конструктора в системе ТопФактор. Настройку осуществляет сотрудник с правами администратора.

На проектах, которые ведет команда консультантов ТопФактор обучение проводится несколько раз для разных групп пользователей. Сначала на старте проекта рабочей группе или части рабочей группы – для сбора требований к системе (если простым языком, что входит в типовой продукт, а что потребуется доработать с учетом требований бизнесана более позднем этапе) – так проходит предпроектное обследование. Далее после запуска в промышленную эксплуатацию (т.е. на этапе массового подключения работников организации к системе Топфактор), чтобы понять «узкие места» в работе системы на практике. Для администраторов системы (чаще всего это кадровые работники и внутренние ИТ-службы) также консультанты команды ТопФактор проводят обучение, например, по настройкам бизнес-процессов, изменению маршрутов согласования документов, пакетной отправке и редактированию печатных форм документов. Обучение всегда проводится в онлайн-формате примерно по 1-1,5 в день, чтобы не отвлекать сотрудников компании-клиента от рабочих задач. Всегда обучение записывается с согласия участников и появляется возможность вернуться к видеозаписям при необходимости чуть позже.

Следует учесть, что массовое подключение пользователей происходит не мгновенно. У сотрудников может возникнуть недопонимание в плане целесообразности перехода. Логично, что чем больше в вашей компании амбассадоров мнения, т.е. сотрудников с авторитетом в коллективе, поймут удобство и быстроту согласования документов, тем меньше вероятность саботажа нововведений среди сотрудников. Помимо этого все работники организации обладают совершенно разным уровнем технических знаний и навыков работы с новым ПО, поэтому необходимо подробно продемонстрировать интерфейс и подготовить краткую инструкцию по наиболее часто используемому функционалу КЭДО с Госключом.
В системе также можно настроить уведомления по новым поступившим документам или задачам. Или уведомления по изменению статуса уже существующих документов. Такие уведомления могут направляться посредством sms-сообщений на портале или на электронную почту.

Когда речь идет о запуске кадрового электронного документооборота, существует два разных подхода:

1. Использование КЭДО исключительно для «последней мили» подписания между работодателем и работником определенных документов.
2. Использование КЭДО в качестве цифрового рабочего места, где не только происходит движение документов по определенному маршруту между сотрудниками разных должностей в зависимости от сценария, но и учитываются некоторые задачи, связанные с графиком отпусков и с процессом рассылки и сбора данных по локальным и нормативным актам. Именно так задумана архитектура программного продукта «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника».

Ключевые преимущества такого цифрового рабочего места:

• Конструктор, который позволяет формировать и процессы, и шаблоны документов.
• Платформа 1С сертифицирована по защите персональных данных любой категории.
• Решение может работать, как в облаке, так и на серверах заказчика с размещением в корпоративной сети - On-Premise.
• Привычные интеграционные шины у нас есть с 1С:ЗУП, с 1С:ERP, а также существует возможность подключения отдельных модулей HR-системы.

При запуске цифрового рабочего места сотрудника экономия на безбумажных процессах достигает 60 — 70% от общих затрат на кадровый документооборот. Если у вас остались вопросы по тому, как подключиться к системе «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника», необходимо провести индивидуальную презентацию, оставьте заявку по ссылке и наши менеджеры с вами свяжутся https://topfactor.pro/others/form-lks.php