Как КЭДО экономит время HR и деньги компании

Современная система кадрового электронного документооборота (КЭДО):

• хранит все документы, связанные с кадровыми вопросами (трудовые договоры, заявления на отпуск, личные данные сотрудников и т.д.);
• автоматизирует процессы согласования, одобрения, подписания и передачи кадровых документов, ускоряет обработку документов, экономит ресурсы и снижает вероятность ошибок;
• управляет процессами планирования и учета отпусков и рабочего времени;
• выполняет анализ и создает отчеты, которые способствуют упорядочению информации о сотрудниках;
• гарантирует безопасность и конфиденциальность персональных и коммерческих данных;
• интегрируется с другими системами организации.

Внедрение КЭДО в бизнес-процессы помогает компании:
• сэкономить на канцелярских и курьерских расходах;
• снизить нагрузку на кадровую службу и на затраты на трудоустройство сотрудника, отправку и подписание расчетных листов;
• сократить риски потери документов;
• исключить ошибки в кадровых документах и расчетах.

Именно поэтому платформа «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» может стать нужным и выгодным для вашей компании решением в условиях цифровизации отчетности и документооборота. По оценкам клиентов, затраты на поддержку кадровых процессов могут снизиться на 60–70%.

«Нашей компанией на платформе 1С:Предприятие создано несколько продуктов, направленных на автоматизацию работы с персоналом от найма и постановки целей, развития компетенций до решения задач КЭДО: они формируют экосистему HR-автоматизации для бизнеса. В ней есть модули, которые могут работать независимо друг от друга, но за счет использования отдельных подсистем есть возможность выстраивать сквозные HR-процессы, ориентированные на решения разных бизнес-задач, – рассказывает консультант-аналитик Роман Шапошников. – Мы помогаем клиентам не только настроить и автоматизировать HR-процессы, но и провести их оптимизацию в зависимости от запроса компании, настроить дополнительный функционал и провести обучение сотрудников».

Выбор сервиса и провайдера: On-Premise vs SaaS

Чтобы подобрать нужный вам вариант использования электронного документооборота с подходящим набором функций и решений, стоит тщательно подойти к выбору платформы, сервиса и провайдера. Есть два основных варианта разворачивания решения: On-Premise и SaaS. В чем их различия и преимущества? 

Модель On-Premise подразумевает, что платформа разворачивается на серверах компании: это важно для организаций, где есть требование, чтобы кадровые документы, персональные и коммерческие данные не выходили за пределы корпоративной сети. Кроме того, этот выбор оправдан при необходимости сквозной интеграции с другими автоматизированными системами компании, сквозной авторизации, большом числе пользователей. Обычно этот вариант выбирает крупный бизнес. Среди клиентов, которые установили решение «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника», есть организации с несколькими десятками тысяч сотрудников.
Для развертывания решения «On-Premise» есть способы снизить затраты, о которых будет сказано ниже. 

Запуск системы в «облаке» – (вариант SaaS) – проходит, как правило, быстрее. Среди преимуществ такого варианта, несомненно, можно отметить скорость внедрения, а также сравнительно небольшие регулярные расходы. Такой вариант запуска у ТопФактор тоже есть: внедрение занимает от нескольких дней со всеми необходимыми доработками и тестами. Это отличный вариант для небольшого штата сотрудников, то есть малого и среднего бизнеса.

При внедрении КЭДО в любом юридическом лице необходимо принять локальный нормативно-правовой акт организации за подписью руководителя. Именно таким документом система электронного документооборота признается действующей в компании. Кроме того, нужно собрать согласия каждого сотрудника на участие в КЭДО.

С правом электронной подписи

Для внедрения кадрового электронного документооборота каждый его участник должен выпустить (получить и верифицировать) индивидуальную электронную подпись. Это уникальный ключ, который имеет силу физической подписи сотрудника или руководителя.

Есть несколько вариантов выпуска ЭП (электронной подписи). Некоторые из них требуют платы за выпуск и перевыпуск, в зависимости от выпускающей организации и вида подписи.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – используется для обеспечения юридической значимости и аутентичности электронных документов. Этот вид подписи предусмотрен в действующей редакции Трудового кодекса РФ и требует заключения соглашения на ее использование (если выпуск УНЭП делается коммерческим удостоверяющим центром).

Усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица (УКЭП ФЛ) – применяется для обеспечения аутентичности, целостности и невозможности отказа от подписи в электронных документах и сделках. Создание УКЭП обычно проходит через удостоверяющие центры, которые проверяют личность владельца и верифицируют ее.

Переход на электронный документооборот: план, этапы, правила

На старте проекта по переходу на КЭДО в любой организации нужно ответить на главный вопрос: какова цель автоматизации? Чтобы составить как можно более подробное техническое задание для выбора подрядчика, придется потратить некоторое время, ведь в HR-автоматизацию будут вовлечены команды как минимум нескольких подразделений (дирекция по персоналу и IT-команда, бухгалтерия, закупки и финансисты, служба безопасности и техническая служба). Создание команды, которая будет работать над внедрением со стороны заказчика, таким образом, является очень важным этапом как на запуске, так и во время реализации, запуска, и дальнейшего использования. В идеальном варианте в команде могут быть взаимозаменяемые сотрудники на случай отпуска, увольнения или других изменений.

Обследование – один из важнейших моментов на начальном этапе. Подрядчик вместе с командой обсуждает требования к будущей системе. На этой стадии важно предоставить всю возможную информацию для определения требований к системе, в том числе организационную структуру, пути согласования документов, локальные особенности, специфику бизнес-процессов организации. Если подойти к этой задаче формально, проблемы могут возникнуть на поздних сроках или даже после внедрения системы, а их исправление будет стоить времени, денег и нервов. Важно предоставить доступ к существующим базам данных для проработки интеграций.

Необходимо учесть вероятное удорожание сметы, если в проект будут вноситься изменения по ходу разработки и внедрения; и предусмотреть средства на обучение персонала по работе в системе и внутреннюю информационную («рекламную») кампанию по переходу на КЭДО.

Когда подрядчик адаптировал, доработал и настроил систему, исходя из требований заказчика и особенностей компании, команда проекта начинает тестирование, играя ключевую роль, ведь именно ей известны внутренние процессы компании. После тестирования разработчик корректирует систему и наступает время для встраивания системы в рабочий процесс. Обычно это осуществляется после обучения руководителей и администраторов или параллельно. Сотрудники, как правило, обучаются позже, и лишь затем начинается эксплуатация системы в рабочем режиме.

Техподдержка «ТопФактор» остается на связи с заказчиками после запуска, мониторит работу и исправляет выявляемые недочеты или фиксирует особенности. Важно наладить связь между техслужбой заказчика и подрядчика для оперативной и эффективной поддержки работающей системы. Кстати, при определенных условиях это может сделать и команда заказчика, если речь идет о запуске в контуре корпоративной сети.

«ТопФактор:Личный кабинет сотрудника»

Одним из вариантов HR-автоматизации на основе платформы 1С стало решение «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника», разработанное как часть экосистемы и способное самостоятельно «закрыть» значительную часть задач кадрового документооборота.

Также система позволяет автоматизировать запрос документов и справок, и формирование этих документов. При переходе на кадровый электронный документооборот все действия сотрудника в личном кабинете приобретают юридически значимый характер и позволяют обойтись без бумажной версии документов. Они сами выгружаются в виде zip-архива, где содержатся файлы, подкрепленные электронной подписью и описание электронных документов в формате xml.

У системы «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» есть отдельное мобильное приложение: его можно скачать и использовать (при наличии десктопной версии). На мобильном устройстве не остается никакой информации: это лишь интерфейс для доступа к личному кабинету на платформе.

Продукт развивается на платформе «1С: Предприятие 8», сертифицированной по защите персональных данных, что важно для обеспечения информационной безопасности. Интерфейс удобный и интуитивно понятный. В электронный личный кабинет сотрудника можно подключить не только кадровый документооборот, но и другие НR-процессы смежных модулей: управление рабочим временем, оценку эффективности, кафетерий льгот, оценку и развитие.

В прошлом году «ТопФактор» участвовал в пилотной группе проекта по интеграции с цифровым сервисом «Госключ» от Минцифры. В мобильном приложении «Госключ» доступны несколько видов сертификатов (форматов электронной подписи), в том числе УНЭП, УКЭП физлица и с сертификатом по классу КС1. Интеграция с сервисом «Госключ» возможна через СМЭВ или по API сервиса «Госуслуги».

Марина Солодова – руководитель проекта «Госключ» – отмечает, что «приложение «Госключ» позволяет сотруднику «подписывать» все документы в системах КЭДО из любой точки мира и без компьютера. Это мобильная электронная подпись, сертификат (ключ или «токен») которой хранится не в «облаке», а именно у самого пользователя. У нас уже более двух миллионов загрузок из магазина приложений и более двух миллионов выданных подписей, а сам сервис сертифицирован и безопасен».

Главные преимущества приложения «Госключ»:

• удаленное оформление без посещения удостоверяющего центра;
• быстрый выпуск за несколько минут;
• круглосуточный доступ к подписи из любой точки мира;
• сохранение данных в безопасности;
• бесплатно для физических лиц и корпоративных клиентов;
• мобильные приложения разработаны для iOs и Android и доступны для скачивания во всех магазинах приложений;
• выпускается при поддержке государства и отвечает всем требованиям закона;
• не требует заключения дополнительного соглашения с сотрудником об использовании в КЭДО, поскольку Госключ прописан в ТК РФ как легитимный способ подписания кадровых документов.

Использование УНЭП «Госключ» уже доступно всем клиентам «ТопФактор», а это значит, что кадровые электронные документы можно направлять на подписание сотрудникам сразу после их подключения к системе. «ТопФактор» уже протестировал эту систему на себе и активно использует именно такую подпись на проектах КЭДО у клиентов.

Интегрируем и синхронизируем

По опыту внедрения и интеграции систем КЭДО, на старте проекта нужно пристальное внимание уделить аудиту существующей IT-инфраструктуры предприятия. В целом большая часть решений отлично интегрируется в экосистемы на базе 1С:Предприятие. Например, для построения и поддержания актуальной организационной структуры данные синхронизируются с 1С:ЗУП, но в то же время могут понадобиться дополнительные модули для интеграции с используемыми CRM/ERP системами для контроля выполнения KPI.

Отдельно стоит учесть, что для обмена данными с мобильным приложением используются веб-сервисы, в которых для обмена данными применяются защищенные протоколы. Полноценная интеграция цифрового рабочего места сотрудника с корпоративной инфраструктурой требует большого внимания и проработки как со стороны заказчика, так и подрядчика.

Управляем рисками

Риски – это неотъемлемая часть любого проекта, с ними нужно считаться и управлять их появлением. Среди самых частых рисков при переходе на электронные системы можно отметить:
1. Затягивание старта – откладывание начала проекта ведет к изменению приоритетов у бизнеса, из-за чего может оказаться, что защищать проект придется повторно. Однако, в проектные сроки нужно закладывать резерв времени, который может пригодиться на этапе как выявления требований, так и при корректировке бюджета, технического задания и других вопросов.
2. «Трудности перевода» при взаимодействии команд заказчика и подрядчика на проекте можно победить, если договориться о том, как, кто, в каком мессенджере или почте и как часто коммуницирует по проекту, а еще терпеливо и вдумчиво подходить к обсуждению второстепенных для технического персонала, но приоритетных для HR-службы вопросов.
3. Саботаж сотрудников при переходе на платформы КЭДО. Тут важно выстроить внутреннюю коммуникацию на стороне заказчика, например: рассказать и объяснить преимущества перехода для каждого конкретного сотрудника, провести обучение по работе в программе, сделать простые и понятные памятки по наиболее частым запросам от пользователей.

Три сценария, доступные каждому

На платформе кадрового электронного документооборота «ТопФактор» есть несколько сценариев работы сотрудника и работодателя. В первом сценарии документ создается работодателем в КЭДО и отправляется сотруднику на подписание через личный кабинет. Это может быть приказ о приеме на работу или отпуске, готовая справка типа 2-НДФЛ, расчетный лист и т.д.
Второй сценарий: локально-нормативные акты и прочие документы загружаются в личный кабинет или систему документооборота, либо с рабочей машины администратора или руководителя, и отправляются уже на согласование самому сотруднику.
По третьему сценарию, заявление, запрос и заявки создаются внутри личного кабинета, проходят там этапы согласования и выгружаются в кадровую систему, создающую приказ, который уходит на подписание сотруднику и руководителю. Кстати, потом эти документы в электронном виде можно выгрузить на портал «Работа в России», где они сохранятся в кабинете сотрудника на портале.

Также в «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» сформирован и сценарий заполнения обходного листа при увольнении через личный кабинет работника. Клиенты компании уже сейчас могут перенести этот процесс в электронный формат. Можно создать неограниченное количество шаблонов обходных листов, с разными маршрутами, ответственными и проверяющими, которые в свою очередь получают уведомления в своих кабинетах о том, кто и когда увольняется. По результату проверки формы обходного листа будет заполняться отметка о дате и времени – его можно будет распечатать и подшить в бумажную версию личного дела. 

Процесс согласования отпусков 

Отдельная «головная боль», которую может решить платформа «ТопФактор» – поддержание актуального графика отпусков. Руководителям на местах нужно обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, своевременное внесение изменений в график в связи с больничными, командировками и производственной необходимостью. Существует несколько готовых сценариев: планирование отпуска на год, уход в отпуск по графику/вне графика, а также отзыв из отпуска. В личном кабинете доступна актуальная информацию об использованных днях отпуска и накопленный остаток, существуют напоминания сотруднику о плановых сроках отпуска и реализована передача данных в бухгалтерию для своевременного начисления и выплаты отпускных. 

Рассмотрим стандартный сценарий отпуска по графику: напоминание о запланированном отпуске в личный кабинет сотрудника приходит за 14 дней до начала (можно настроить больший или меньший период). Сотрудник в личном кабинете видит все свои периоды отпуска, создает или корректирует заявления, а руководитель, соответственно, согласует, отклоняет или направляет на доработку. На основании согласованных заявлений кадровой службой формируется приказ, а данные обновляются регулярно. При формировании графика в настройках можно даже исключить пересечение отпусков у сотрудников одного подразделения. Существует отчет, через который можно контролировать нормативные сроки по всем запущенным «отпускным» процессам. Это позволяет предотвратить нарушения трудового законодательства по оформлению отпуска и начислениям.

Как КЭДО ускорил документооборот в «ПСБ Лизинг»

Бизнес уже оценил удобство систем электронного кадрового документооборота. Например, в «ПСБ Лизинг» подписание документа теперь занимает всего несколько секунд. Компания выбрала для себя решение On-Premise, когда информация сохраняется на собственных серверах и внутри локальной сети, потому что финансовая сфера особенно чувствительна к защите любой информации. Локация теперь не влияет на скорость и сроки: сотрудник просто получает уведомление, заходит в личный кабинет и подписывает документ или ставит отметку об ознакомлении. Еще один плюс – экономия на курьерах, почтовых и канцелярских расходах. Это особенно важно для бизнеса с подразделениями в разных регионах страны, чьи сотрудники работают удаленно или в гибридном формате. Кроме того, теперь подготовка документов для аудитов и других проверок тоже не отнимает столько времени, как еще год назад.

Коллеги из «ПСБ Лизинг» поделились не только впечатлениями от КЭДО, но и тем, как проводили внутреннюю кампанию по переходу.

Ольга Ямникова – руководитель группы по кадровому администрированию «ПСБ Лизинг» 

Так как нужно заручиться согласием всех сотрудников на перевод в электронный документооборот, сначала мы, как руководители, организовали несколько мероприятий с менеджментом, руководителями подразделений, где рассказали, зачем переходить на автоматизированную систему, как это сделает проще жизнь сотрудников и сэкономит ресурсы работодателя. Всех их подключили к КЭДО и сделали амбассадорами проекта в возглавляемых подразделениях. Руководители в свою очередь презентовали продукт в своих отделах, поделились инструкциями, гайдами и ссылками для регистрации и работы в системе. Отдельно прошло обучение по возможностям личного кабинета для сотрудников при поддержке подрядчика «ТопФактор». И это сработало: сейчас более 90% сотрудников успешно работают в электронных HR-системах и пользуются личным кабинетом. Конечно, это потребовало некоторого количества ресурсов (временных и личных), но оно того стоило!