Найм в условиях дефицита

Рекордный уровень дефицита кадров – особенно в отдельных секторах российского рынка труда – достиг максимальной отметки летом 2023 года, соответственно спровоцировав рост сроков и стоимости найма сотрудников. Кризисная ситуация стимулирует поиск и/или обновление инструментария рекрутеров. Попробуем разобраться, как можно оптимизировать и ускорить процесс найма и трудоустройства в компанию.

Классическая схема подбора кадров, когда кандидат вручную заполняет резюме и ждет рекрутера в переговорной комнате, сегодня все активнее вытесняется разнообразными IT-решениями. Уже никого не удивляют онлайн-анкеты и собеседования по видеосвязи – все это удобно и экономит время обоим сторонам, но такая «цифровизация» все равно сохраняет в себе все «минусы» традиционного подхода.
К недостаткам классического рекрутинга можно отнести:

• Длительный процесс согласования кандидата. Рекрутер выступает в качестве предварительного фильтра для поиска релевантных кандидатов на рынке труда. В процесс согласования соискателя часто вовлечены руководители и эксперты, для которых найм не является приоритетной задачей. Как следствие, согласование кандидата затягивается.
• Отсутствие прозрачности в процессе найма. Без автоматизированной системы рекрутеру бывает сложно сказать, на какой стадии рассмотрения находится конкретный соискатель. А если в отсутствии рекрутера это нужно сделать коллеге или руководителю?
• Нет полной истории взаимодействия с кандидатами. Точнее она есть, но рассеяна по разным каналам – электронной почте, мессенджерам и т.п., так что целостную картину собрать очень сложно.
• Сложности с поиском кандидатов в неструктурированной базе. Если собирать резюме в виде файлов на компьютере, то через несколько месяцев очень сложно найти человека, у которого вроде были нужные навыки. 

Проблемы и решения 

Летом 2023 года на рынке труда сложилась уникальная ситуация: по данным ресурса HeadHunter, уровень дефицита кадров достиг максимальных значений за всю историю наблюдений.

Причины этого кризиса – некоторые позитивные изменения в экономике, восстановление потребительского спроса. Все это напрямую отражается на рынке труда: компании активизируют свою деятельность, ищут незанятые ниши и нуждаются в новых сотрудниках. Особенно это заметно в сфере торговли, производства, строительства и транспорта, где спрос на персонал значительно превышает предложение. К примеру, на сектор продаж и обслуживания клиентов приходится 22,6% (почти четверть!) активных вакансий HH.ru и только 17% активных резюме (~ 1/6).

В сложившейся ситуации средний срок привлечения специалиста удлиняется в полтора раза и более, а это увеличивает и стоимость найма. Таким образом, не только реализация стратегических целей, но и операционные показатели бизнеса начинают сильно зависеть от того, насколько быстро HR-служба сможет закрыть текущие вакансии.

«Труба» вместо «воронки»

Уникальная ситуация требует новых решений. В классическом варианте кандидаты проходят по этапам «воронки» с отсевом на каждом уровне: телефонное интервью, тестирование, собеседование и т.д. В новых условиях дефицита времени эффективнее будет альтернативный вариант, который называется «Пайплайн» (от англ. pipeline – трубопровод), в котором гораздо меньше этапов и короче сроки этих этапов:
• Контакт – предварительная беседа с выбранными кандидатами.
• Испытание – выполнение тестового задания.
• Собеседование – интервью с руководителем.
• Прием – заключение трудового договора. Осталось разобраться, как реализовать этот процесс.

Что делать прямо сейчас?

Основываясь на своем опыте в HR-сфере, специалисты компании ТопФактор предлагают несколько рекомендаций, как можно сделать работу кадровых служб более эффективной.
1. Сейчас необходимо улучшить взаимодействие с кандидатами – используйте все доступные каналы коммуникаций: мессенджеры, телефонная и видеосвязь, электронная почта. Так, перевод коммуникации в мессенджеры значительно увеличивает конверсию по сравнению с телефоном: многие люди опасаются спам-звонков и неохотно берут трубку, когда видят вызов с незнакомого номера.
2. Важно ускорить процесс выбора кандидата и не затягивайте с согласованием оффера. В первые дни ротации резюме на джобборде сильный специалист может получать по несколько офферов в сутки, и если раньше можно было устраивать длительный отбор в несколько этапов, то сегодня, пока вы еще обсуждаете кандидата, он уже подписывает договор с более расторопным работодателем.
3. Где можно – переводите этапы найма в онлайн. Вариантов тут может быть много, в том числе асинхронное видеоинтервью (по запросу) и другие варианты, рассмотренные в этой статье.
4. По возможности – подписывайте трудовой договор онлайн. Сегодня это легко можно сделать с помощью электронной подписи (например, Госключ). Когда Ваш кандидат подписал трудовой договор он, как правило, прекращает рассмотрение офферов со стороны других работодателей. Поэтому подписание трудового договора в электронном виде повышает конверсию среди финальных кандидатов, вышедших на работу. Эти рекомендации принесут результаты и сами по себе, но куда эффективнее они будут, если реализовать их в процессе автоматизации рекрутинга.

От теории – к практике

Как должна выглядеть система, которая позволяет сократить время на отбор кандидатов и сделать саму процедуру более эффективной? В первую очередь в ней должны быть реализованы следующие возможности:
• CRM для работы с кандидатами – продвижение кандидата по «воронке», отслеживание статуса и сроков согласования, лента истории по кандидату.
• Общение в режиме «одного окна» – интерактивное взаимодействие с кандидатом, поддержка разных каналов коммуникации (мессенджеры, SMS, телефонная связь и т.д.).
• Координация с нанимающим менеджером – «рабочий стол» для согласования кандидатуры соискателя участниками процесса подбора, интеграция с корпоративными календарями для планирования собеседований.
• Чат-боты – использование их как для подбора, так и адаптации персонала.
• Интеграция с джоббордами – публикация вакансий на профильных сайтах с объявлениями о работе (HH, SuperJob, Авито и др.).
• Онлайн-оценка кандидата – проведение видеоинтервью, входное тестирование и пр.

Подобная система, такая как «ТопФактор:Управление подбора персоналом», позволяет гибко выстроить процесс подбора нужных кандидатов вплоть до подписания договора.

Шаги подбора персонала

Давайте посмотрим, как использование с использованием автоматизированной системы можно оптимизировать процесс найма.
1. Согласование заявки на вакансию.
На основании профиля должности и модели компетенции в системе создается вакансия и определяются критерии оценки кандидатов. Далее, по разработанному маршруту, вакансия проходит согласование с внутренними службами. Каждый участник процедуры согласования получает оповещение с информацией по вакансии и может вносить в него свои замечания:

В итоге, после согласования, в системе фиксируются базовые характеристики по вакансии: это не только зарплата, но и, например, требования по знанию языка или наличию водительских прав.

2. Массовая публикация вакансий, загрузка откликов, поиск кандидатов. Через систему можно размещать объявления на специализированных сайтах, корпоративном портале и в соцсетях. После публикации, все отклики и резюме тоже будут поступать в систему, где их можно удобно сортировать по разным критериям. Рабочий стол рекрутера представляет собой канбан-доску, где показаны кандидаты, с которыми ведется работа.

Здесь есть календарь, позволяющий согласовывать встречи с другими участниками процесса, и другие вкладки с конкретными названиями. Так, вкладка «Мои вакансии» позволяет посмотреть всех финальных кандидатов.
Получив отклик от претендента, вы можете предложить ему подходящий мессенджер или другой канал для общения, уточнив, какой вариант будет удобнее для него. Обрабатывая полученные сообщения, можно сделать шаблоны ответов для принятой, отложенной и отклоненной кандидатуры.

3. Тестирование, проведение встреч и видеоинтервью.

С помощью системы «Управление подбора персонала» можно удобно планировать встречи и отправлять напоминания кандидатам и внутреннему заказчику. Здесь возможна интеграция с календарями Google и Outlook, упрощающими работу.

Асинхронное видеоинтервью – это продуктивный способ оценки, экономящий время HR-специалистов. При использовании интегрированного видео-сервиса кандидат получает веб-ссылку, по которой он может перейти в удобное для себя время пройти интервью или интерактивно ответить на тестовые вопросы в формате диалога. Особенность заключается в том, что сам рекрутер напрямую не участвует в процессе, поскольку вопросы в виде текста или видео записываются заранее.

В дальнейшем, просматривая запись, рекрутер может отправить ее заинтересованным лицам или сразу запустить обсуждение.

4. Согласование успешного кандидата с внутренним заказчиком.

После одобрения, подходящие кандидаты отправляются к нанимающему менеджеру. В профиле кандидата собрано максимум информации, необходимой для принятия решения: резюме: анкеты, результаты тестов и опросов, запись видеоинтервью, переписка с кандидатом через мессенджеры и почту, и даже запись разговоров (при использовании ip-телефонии).

На карточке есть:
• Фамилия, имя отчество и фото кандидата.
• Общая информация о нем.
• Контактные сведения.
• Лента взаимодействия – записи общения через различные каналы коммуникации.
• Результат рассмотрения.
• Ответственный сотрудник, курирующий кандидата.

Вся информация представлена наглядно: руководителю остается только изучить ее и согласовать или отклонить кандидата. Также здесь можно вести обсуждение кандидата, при необходимости подключив лиц, принимающих решения.

Такое обсуждение внутри системы позволяет очень серьезно сократить время на заполнение вакансии: в опыте ТопФактор есть кейс, когда кандидатура IT-разработчика была одобрена за три часа вместо плановых полутора недель.

Далее, для согласованного кандидата автоматически заполняется карточка в системе учета штатных сотрудников и начинается процедура оформления на работу. Важно отметить, что в силу своей оперативности, онлайн-трудоустройство повышает конверсию при выходе на работу: человек справедливо считает, что уже трудоустроен и прекращает рассматривать остальные варианты.

Инновации в процессе найма

Приведенная схема является упрощенным вариантом того, что может рекрутинговая CRM-система. В заключение вкратце коснемся других методов оптимизации HR-процессов при приеме на работу, предлагаемых ТопФактор.

Использование искусственного интеллекта

Это дополнительная опция в системе, которая помогает увеличить число кандидатов на начальных этапах рассмотрения и ускорить принятие решения по кандидатам без увеличения затрат.

Для обучения нейросети применялись данные поведенческих интервью и оценки профессиональных качеств соискателей. В результате пользователь получает точное прогнозирование личностных качеств кандидата.

Робот для обработки откликов

Использование подобного сервиса освободит рекрутера от монотонных действий, которые возьмет на себя робот. Например, это может быть кнопка в объявлении о вакансии. Нажимая на нее, кандидат получает приглашение на видеоинтервью, а потом на прохождение опроса в чат-боте.

В этой схеме рекрутер оперирует уже готовыми результатами, освобождается от рутинной работы и приобретает гораздо больше времени на принятие правильных решений.

Чат-боты

С помощью чат-ботов можно автоматизировать многие рутинные HR-процессы:
• Подбор.
• Оценка и входное тестирование.
• Трудоустройство.

Для примера рассмотрим подробнее, как действует чат-бот для приема на работу. Подключившись, кандидат должен написать номер своего телефона, чтобы пройти авторизацию, а затем – согласиться на обработку персональных данных и выслать необходимые документы.

Получив пакет документов, специалист по кадрам вносит изменения в «Личный кабинет сотрудника» или в «1С:ЗУП». Теперь остается только отправить кандидату на подписание трудовой договор и другие нормативные документы, чтобы зачислить его в штат. При подписании применяется «Госключ» или другие типы электронных подписей. 

Личный кабинет сотрудника 

Благодаря использованию «Личного кабинета» можно упростить процедуру оформления на работу. Посредством ЛК можно подписать трудовой договор, а в будущем – запросы в разные службы вашей компании.

В этом случае алгоритм трудоустройства будет таким:

1. После одобрения кандидат приглашается в Личный кабинет и дает согласие на использование кадрового электронного документооборота.
2. Кандидат отсылает скан-копии необходимых документов.
3. Подключается ЭП (например, бесплатная подпись «Госключ»).
4. Подписывается трудовой договор и другие нормативные акты.

Таким образом, система «ТопФактор:Управление подбором персонала», разработанная отечественным вендором и учитывающая актуальные тенденции в рекрутинге, станет отличным помощником при автоматизации взаимодействия HR с кандидатами и превращения их в полноценных сотрудников в онлайн-режиме. 

Оставьте заявку на проведение презентации системы чтобы оценить возможность для применения в своей организации. 

Зарегистрируйтесь на ближайший вебинар, чтобы узнать о новых возможностях для пользователей.