Как Центрофинанс оптимизировал подбор персонала: путь к эффективной системе найма.

О компании и вызовах в найме.

 “Каждый рекрутер должен четко понимать требования к вакансии, а каждый руководитель – иметь представление о текущем статусе процесса подбора и финальных кандидатах”.

Компания "Центрофинанс Групп" – крупный игрок на рынке микрокредитования. За 15 лет работы она выросла до 800 офисов по всей России, расширилась в Казахстан и Кению, а её штат превысил 2000 сотрудников. Более 1500 из них – работники розничной сети, где текучесть персонала всегда была одним из ключевых вызовов. В розничной сети компании ежемесячно открываются сотни вакансий, и скорость их закрытия напрямую влияет на качество обслуживания клиентов. Чтобы ускорить найм, улучшить аналитику подбора и снизить затраты, компания приняла решение о внедрении системы найма ТопФактор.




"Мы уже пользовались программами для найма, но они не закрывали наши потребности. Отчеты были неполными, данные – разрозненными, а скорость принятия решений оставляла желать лучшего. Нужно было что-то, что реально упростит нашу работу", – вспоминает Ирина Щурова, бизнес-аналитик Центрофинанс Групп.

Главные проблемы в подборе персонала: что мешало эффективному найму?

Внедрение новой системы стало необходимостью, так как существующие процессы были неудобными и замедляли работу.

"Когда мы работали без автоматизированной системы, у нас просто не было возможности в реальном времени видеть, что происходит с вакансиями. Где у нас проседает подбор? Где кандидаты застревают, на каком этапе? В каких регионах у нас кризис с поиском сотрудников? Всё приходилось узнавать вручную – данные запрашивались по кусочкам, а информация из разных источников не совпадала. Мы буквально гадали, а не анализировали данные," — вспоминает один из участников рабочей группы.

Основные проблемы, которые мешали эффективному найму

Отсутствие единой системы аналитики

Разрозненность данных затрудняла контроль эффективности подбора и увеличивала риски найма неподходящих кандидатов. HR-команда не могла оперативно оценивать ситуацию по вакансиям, а руководство не имело полной картины происходящего.
 

Разбросанные источники данных

Данные о кандидатах хранились в Excel-таблицах, почте, CRM-системах и даже в личных заметках рекрутеров. Из-за этого были потери информации, дублирование данных и невозможность отследить этапы подбора.
 

Медленный процесс подбора

Закрытие вакансий затягивалось из-за неоптимальных процессов. Заявки на подбор сотрудников согласовывались вручную, данные по найму фиксировались в табличных редакторах, а рекрутеры тратили время на бесконечные административные задачи.
 

"Скорость закрытия вакансий для нас – это критический показатель, особенно в розничной сети. Если точка работает без сотрудника, то это прямые убытки. А что было раньше? Кандидаты терялись, документы отправлялись по электронной почте, согласования затягивались. Иногда мы ждали отклика от руководителей по несколько дней!" — рассказывает один из рекрутеров.

Сопротивление переменам

Любая новая система – это вызов для команды. Многие рекрутеры и нанимающие менеджеры привыкли к старому формату работы и с недоверием отнеслись к изменениям, опасаясь усложнения процессов и потери привычных инструментов.
 

Как преодолели эти сложности?
      

  ✔ Организовали тренинги и обучение небольшими блоками.

  ✔ Создали интуитивно понятные инструкции.

  ✔ Открыли чат поддержки, где сотрудники могли оперативно задавать вопросы.

  ✔ Постепенно демонстрировали удобство системы, показывая, что она упрощает, а не усложняет работу.

Почему выбрали ТопФактор: ключевые требования к системе

 Компания понимала, что новая система должна быть гибкой, удобной и соответствовать их бизнес-задачам. Помимо базовых требований, таких как интеграция, аналитика и прозрачность данных, критически важными стали возможности автоматизации, которые позволяли не просто структурировать процесс найма, но и значительно ускорить его.



"Мы рассматривали разные варианты, но именно ТопФактор предложил максимально гибкую систему, которую мы могли адаптировать под себя без долгих доработок. Особенно впечатлило, как команда дорабатывает продукт под реальные потребности бизнеса, а не просто продаёт коробочное решение," — делится один из участников проекта.

Ключевые преимущества, которые сделали ТопФактор  оптимальным решением:

1. Автоматическая загрузка резюме из браузера

Ранее процесс переноса информации о кандидатах занимал много времени, так как данные вводились вручную. Интеграция с работными сайтами через “кнопку интеграции” в браузерном расширении упростила этот процесс: теперь резюме автоматически загружаются в систему. Это позволило сократить рутинные операции, минимизировать ошибки при внесении данных и перераспределить время HR-специалистов на более важные задачи.

2. Интеграция с системой проверки кандидатов (IRBIS)

Проверка кандидатов на благонадежность – важный этап найма, особенно в финансовой сфере. Раньше этот процесс занимал у рекрутеров много времени: нужно было самостоятельно вносить информацию о кандидате, заходить в систему IRBIS, отправлять запрос и ждать ответа. Часто приходилось переключаться между разными программами, что замедляло работу и увеличивало риск ошибок.

С автоматизацией этот процесс стал намного проще:

• Данные кандидата теперь передаются в IRBIS автоматически, без лишних действий со стороны рекрутера.

• Запрос формируется прямо в ТопФактор, без необходимости открывать сторонние системы.

• Ответ фиксируется в профиле кандидата мгновенно, что позволяет сразу видеть результат проверки.

Это не только ускорило процесс найма, но и повысило его точность. Рекрутеры теперь могут быстрее принимать решения, не тратя время на ожидание согласования службы безопасности.

Кроме того, появилась возможность анализировать динамику найма по разным регионам и корректировать стратегию найма в зависимости от местных особенностей рынка труда.

3. Гибкие настройки аналитики

Компания могла не просто получать стандартные отчёты, а настраивать их под конкретные потребности бизнеса. В отличие от других решений, где отчёты были жестко зафиксированы, в ТопФактор можно было создавать кастомные отборы и отчётные панели.
 

"Когда мы только начали работать, типовые отчёты оказались для нас слишком жёсткими – не хватало нужных параметров, нельзя было гибко менять данные. Но собственная ИТ-команда помогла адаптировать систему так, чтобы мы получали нужную аналитику в реальном времени. Теперь мы можем легко отследить, на каком этапе подбора теряются кандидаты, какие вакансии требуют особого внимания и в каких регионах у нас проблемы с закрытием позиций," — рассказывает HR-аналитик компании.

        Выбор в пользу ТопФактор был обусловлен не только базовым функционалом, но и гибкостью системы, возможностью самостоятельной доработки. В результате компания получила не просто удобную платформу для найма, а инструмент, который позволяет сократить время подбора, автоматизировать рутинные задачи и минимизировать ошибки, что особенно важно в условиях высокой конкуренции на рынке труда.

Основные цели, которые стояли перед компанией на старте проекта:

     1. Улучшение контроля и анализа работы отдела подбора персонала за счет:

• детализированных отчетов для оперативного управления процессами,

• автоматического сбора и анализа ключевых метрик эффективности рекрутеров,

• выявления узких мест в процессе подбора и оптимизации рабочих процессов.

      2. Обеспечение плавного перехода работы отдела на новый продукт за счет:

• беспроблемной миграции данных с одной системы в другую с сохранением целостности информации, сохранения и переноса всей базы данных без потерь, включая историю взаимодействий и заметки о кандидатах,

• быстрого и эффективного обучения рекрутеров работе в новой программе для минимизации технических сложностей,

• обеспечения технической поддержки на этапе адаптации,

• интеграции с существующими HR-системами для обеспечения единого информационного пространства.

Автоматизация процессов позволила не только оптимизировать работу HR-отдела, но и достичь стратегически важных результатов. Улучшение аналитики и прозрачности данных повысило контроль над подбором персонала. Внедрение мер по снижению текучести позволило стабилизировать коллектив, а продуманный переход на новую систему помог избежать технических сложностей.

Пошаговое внедрение системы: как проходил переход

Внедрение новой системы проходило в несколько этапов:

• Глубокий анализ бизнес-процессов. Команда выявила слабые места в процессе подбора, изучила потребности рекрутеров и руководителей, составила детальную карту проблемных зон.

• Переход без потери данных. Обеспечен полный перенос базы кандидатов и истории взаимодействий, что позволило рекрутерам продолжать работу без задержек.

• Настройка аналитики и отчетности. Разработаны автоматизированные отчеты и аналитические панели, что позволило отслеживать каждую стадию воронки подбора и ключевые метрики.

• Обучение сотрудников. Для рекрутеров проведены тренинги, разработаны мини-инструкции, создана оперативная поддержка в чате.

Что изменилось после внедрения? Итоги и результаты.

Показатель	До	После
Время закрытия вакансий	Длительные согласования	Сокращено на 30%
Средняя нагрузка на рекрутера	5-6 вакансий в месяц	10 вакансий в месяц
Время на администрирование	Высокая нагрузка	Снижено на 40%
Автоматизация процессов	Ручной ввод данных	Централизованная система
Количество рекрутеров в системе	0	9

• Скорость подбора увеличилась на 30%.

• Работа рекрутеров стала прозрачной – теперь HR-отдел видит детальную аналитику по вакансиям.

• Автоматизированные отчеты сократили время на административные задачи.

• Рекрутеры стали обрабатывать больше вакансий – средний показатель вырос до 10 вакансий в месяц на одного специалиста.

• В системе работает 9 рекрутеров: 2 в центральном офисе и 7 в розничных точках.

• Процесс согласования кандидатов автоматизирован – рекрутеры и руководители быстрее принимают решения.

Внедрение ТопФактор позволило Центрофинанс не просто автоматизировать подбор, а полностью переосмыслить HR-процессы. Теперь компания работает на опережение, а аналитика стала ключевым инструментом для принятия решений. Автоматизация процессов позволила не только оптимизировать работу HR-отдела, но и достичь стратегически важных результатов.

Планы на будущее, которые определила для себя рабочая группа проекта:

• Автоматизация трудоустройства

• Фиксация телефонных звонков в программе для улучшения качества взаимодействия с кандидатами

• Минимизация первичного взаимодействия рекрутера с кандидатами за счет роботизации системы

• Цель на ближайшие пять лет — создание HR-экосистемы цифровых сервисов с полной автоматизацией для решения задач на протяжении всего пути человека в компании.