Как ГФК-Русь перенесла процессы из SAP и Workday в ТопФактор за 2 месяца

Как ГФК-Русь перенесла процессы из SAP и Workday в ТопФактор за 2 месяца

О компании

ГФК-Русь  — российское подразделение международной исследовательской компании GfK Group, которая была основана в Европе и имеет австрийско-немецкие корни. В России компания присутствует уже 35 лет и специализируется на аналитике товарных рынков. Экспертиза ГФК охватывает как категорию Tech & Durables, так и FMCG. В рамках последней ГФК управляет панелью домашних хозяйств численностью более 20 000. Сегодня компания обладает широкой партнёрской сетью и активно представлена в регионах России.

Изображение 1. О компании ГФК-Русь

Цели проекта: Замена SAP и Workday

До перехода на платформу «ТопФактор» компания использовала два зарубежных решения: Workday и SAP. В Workday были реализованы процессы целеполагания, оценки персонала, формирования кадрового резерва, бюджетирования и ежегодной индексации зарплат. SAP использовался в части тайм-рекординга — учёта рабочего времени сотрудников, занятых в проектной деятельности.

По словам Валентины Зеленской, HR-директора ГФК-Русь, компания «жила по этим правилам до начала июня», но в условиях текущей ситуации в стране была вынуждена локализовать все процессы.

ГФК-Русь поставила задачу: в кратчайшие сроки перенести действующие процессы на российскую платформу.

Важно было не просто перейти на другую систему, а сохранить:

• весь накопленный массив целей на 2024 год,

• отчётность по согласованию,

• интерфейс личного кабинета, максимально близкий к Workday,

• визуальную оценку целей по модели What/How,

• прозрачность расчёта премий и индексаций.

Отдельной задачей стал перенос тайм-рекординга: система, построенная на SAP, поддерживала расчёт стоимости часа и распределение затрат между проектами, и теперь должна была быть реализована в новой системе.

Изображение 2. Цели проекта HR-автоматизации в ГФК-Русь

Как проходило внедрение

К моменту начала проекта у команды ГФК уже был сформирован чёткий перечень требований. Все отчёты из Workday были выгружены, обезличены и представлены в формате Excel. Помимо списка сотрудников и оргструктуры, заказчик предоставил структуру бизнес-процессов, примеры задач и согласованных целей, а также шаблоны отчётности.

Платформа «ТопФактор» была выбрана неслучайно: по словам Валентины Зеленской, HR-директора ГФК-Русь, только это решение обеспечивало необходимую гибкость, возможность глубокой настройки под конкретные процессы и поддержку SaaS-модели.

Изображение 3. С чем ГФК-Русь пришли к ТопФактор

«Рассматривала и другие компании, но они предлагали негибкие решения. Здесь — единый вход, возможность подстроить под нас. Это было обоюдное решение — и моё, и директора, и всей команды»

Проект стартовал с предпроектного обследования и фиксации всех требований. Далее шло поэтапное внедрение:

• Подготовка технического задания;

• Перенос целей 2024 года из Workday;

• Настройка процессов оценки целей и визуальной калибровки результатов;

• Создание отчётности, отражающей актуальные статусы задач и участников;

• Разработка личных кабинетов с сохранением логики Workday;

• Реализация модуля тайм-рекординга и интеграция с 1С.

Изображение 4. Этапы реализации проекта

Коммуникация между командами шла через еженедельные встречи и Telegram-канал.

По словам Валентины Зеленской, взаимодействие с проектной командой TopFactor было максимально продуктивным:

«Мы говорили на одном языке. Люди понимали с полуслова. Даже если я что-то забывала, менеджер проекта аккуратно подводил к решению. Мы вместе кастомизировали, убирали лишнее, добавляли недостающее — и в итоге получили решение, идеально адаптированное под российскую специфику.»

Особое внимание уделялось обучению: команда «ТопФактор» подготовила подробные инструкции и видеоролики, которые были размещены на внутреннем ресурсе компании. Это позволило свести к минимуму нагрузку на HR при адаптации пользователей.

Оценка достижения целей: реализация бизнес-процесса

Оценка достижения целей сотрудников — один из ключевых процессов, перенесённых в систему TopFactor. Он реализован с учётом специфики внутренних процедур ГФК и включает этапы самооценки, согласования и калибровки.

Процесс начинается с того, что сотрудник получает в личном кабинете задачу на заполнение оценки. Оценка строится по двум параметрам: что сделано (what) и как это было сделано (how). Второй параметр основан на лидерских компетенциях и ценностях компании и зачастую играет даже большую роль.

Для оценки используется пятибалльная шкала: тройка считается хорошей оценкой (цели достигнуты), четвёрка — выше среднего, пятёрка — результат, превосходящий ожидания. Оценка «два» сигнализирует, что есть потенциал для роста. Единицы практически не используются.

После прохождения самооценки сотрудник отправляет форму на согласование руководителю. Руководитель может скорректировать или утвердить оценку, при необходимости вернуть её на доработку. Финальная оценка отражает не только мнение менеджера, но и проходит обязательную калибровку на уровне всей компании — это позволяет выровнять подходы к оценке в разных подразделениях.

Завершением процесса становится ознакомление сотрудника с результатами оценки и проведение очной встречи. На ней обсуждаются итоги, сильные стороны и зоны развития.

Изображение 5. Схема бизнес-процесса

Отчетность

Все результаты оценки достижения целей сотрудников фиксируются в специальном отчете. В нем отражаются ключевые данные:

• ID сотрудника,

• ФИО,

• грейд,

• непосредственный руководитель,

• формулировки целей и описания,

• оценки по «что» и «как»,

• итоговая откалиброванная оценка.

Этот отчет служит не только инструментом фиксации результатов, но и основой для управленческих решений. Он позволяет наглядно увидеть картину по всей компании — кто и как достиг своих целей, в каком виде прошёл процесс согласования, где потребовалась калибровка.

Полученная оценка напрямую влияет на несколько важных аспектов:

• Индексацию заработной платы, которая проходит ежегодно 1 апреля;

• Размер годовой премии — 40% бонуса составляет индивидуальный вклад сотрудника;

• Обратную связь — обсуждение сильных сторон, зон роста и планов на развитие.

Изображение 6. Отчёт «Оценка целей»

Таким образом, процесс оценки в TopFactor стал не просто переносом привычного сценария, а адаптированным, гибким и управляемым инструментом развития сотрудников и принятия HR-решений.

Постановка целей на 2025 год

После завершения этапа оценки компания ГФК приступила к формированию целей на следующий годовой цикл. Этот процесс также был полностью реализован в системе TopFactor.

Формирование целей начинается с руководителей: они получают корпоративные приоритеты и декомпозируют их для своих команд. На основе этих ориентиров сотрудники формируют от 3 до 5 индивидуальных целей.

Для каждой цели указывается вес, который должен складываться ровно в 100%. Если сумма не соответствует — система автоматически не даст завершить задачу, что исключает ошибки на этапе ввода.

Цели формулируются строго по принципу SMART — они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Это позволяет обеспечить прозрачность, управляемость и контроль на всех уровнях.

Изображение 7. Создание новой цели сотрудником

После заполнения формы сотрудник отправляет цели на согласование. Руководитель может либо утвердить их, либо вернуть с комментариями на доработку. Финализированные цели поступают обратно сотруднику — для ознакомления и фиксации в системе.

Изображение 8. Ознакомление сотрудника с согласованными целями

Визуализация личного кабинета

В личном кабинете сотрудника реализованы следующие элементы:

• Фотография сотрудника

• ФИО и должность

• Дата прихода в компанию и дата назначения на текущую должность

• ID, грейд, кост-центр

• Дата рождения, email

• Оклад (ежемесячный и годовой), совокупный доход

• Вид бонуса и его размер в абсолютных и процентных значениях

Руководители имеют доступ к карточкам своих сотрудников, включая информацию о компенсации. Это позволяет отслеживать статус целей и принимать кадровые решения.

Изображение 9. Визуализация личных кабинетов

Учет рабочего времени (тайм-рекординг)

Еще один важный блок, который компания ГФК реализовала в TopFactor, — учет рабочего времени, или тайм-рекординг. Ранее этот процесс был реализован на базе SAP и использовался преимущественно для нужд финансового отдела.

Зачем нужен тайм-рекординг

• Контроль утилизации ресурсов: сколько времени сотрудники тратят на разные проекты.

• Оценка эффективности загрузки.

• Формирование рентабельности проектов: сопоставление планового и фактического времени.

• Бухгалтерский учет: распределение затрат между проектами.

• Управление KPI по загрузке: увязка факта с целевыми показателями.

Как реализовано

В новом решении процесс был адаптирован под особенности команды. Тайм-рекординг охватывает только проектные роли — сотрудники из HR, закупок и финансов в нём не участвуют. Каждую неделю, как правило, по пятницам, участники проектов заполняют форму, где указывают, сколько часов они потратили на каждое направление. Логика простая: если человек работает 8 часов в день, — эти 8 часов должны быть распределены между конкретными проектами.

Визуально всё реализовано удобно и понятно: рабочие дни подсвечиваются, по умолчанию ставится стандартная загрузка (например, восемь часов), при этом сотрудник может гибко распределить это время по задачам. За основу взяты справочники проектов и стоимость часа — они были заранее подготовлены совместно с финансовым блоком и загружены в систему.

Изображение 10. Учёт рабочего времени

Несмотря на отсутствие автоматического трекинга, сотрудники демонстрируют высокую дисциплину. Данные из форм собираются в консолидированные отчеты, которые позволяют анализировать, куда уходит время, насколько оно эффективно используется, и как фактические показатели соотносятся с плановыми. Это не просто отчётность — это инструмент, на котором держится финансовая логика компании.

Изображение 11. Отчёт по time recording

Обучение пользователей и поддержка

Организация обучения

Сжатые сроки проекта потребовали максимально эффективной подготовки пользователей. Команда TopFactor оказала всестороннюю поддержку в этом процессе:

• Были разработаны подробные инструкции для сотрудников.

• Подготовлены видеоролики, объясняющие:

• как пользоваться личным кабинетом,

• как ставить цели,

• как проводить оценку.

• Все обучающие материалы были размещены на корпоративном ресурсе.

По словам Валентины Зеленской:

«Мне даже не пришлось тратить много времени на объяснение — я просто прикладывала видео к письму, и сотрудники сами всё смотрели.»

Работа с пользователями

Несмотря на наличие материалов, часть сотрудников предпочитала обращаться напрямую. HR-команда отвечала на вопросы, объясняла, помогала восстановить пароли. В системе реализован механизм, позволяющий HR-администратору самостоятельно менять пароли, не привлекая IT-отдел — важное решение с точки зрения безопасности персональных данных.

Поддержка после внедрения

Одним из ключевых факторов успеха проекта стала оперативная техническая поддержка, которую оказывала команда TopFactor на всех этапах внедрения и запуска.

После того как система была введена в опытную эксплуатацию, общение с проектной командой не прекратилось. Напротив — был создан отдельный канал в Telegram, где можно было моментально задать вопрос и получить ответ. По словам Валентины Зеленской, отклик был не просто быстрым — в ряде случаев команда отвечала буквально в течение часа, а иногда и быстрее.

Одним из показательных примеров стала ситуация во время запуска оценки: часть сотрудников, не дождавшись калибровки, начала преждевременно нажимать кнопку «Ознакомиться с результатами». Это противоречило бизнес-процессу, но команда TopFactor сразу же отреагировала. Буквально в течение нескольких часов кнопки были скрыты — чтобы избежать ошибок и не допустить некорректных действий.

«Это был действительно моментальный отклик. Коллеги сразу же отключили кнопки, чтобы избежать ошибок. Поддержка работает очень чётко.»

Изображение 12. Причины оперативно выполненного внедрения

Такой подход позволил не только избежать сбоев, но и выстроить доверие между командами. ГФК могла быть уверена, что любой нестандартный сценарий будет оперативно отработан, а сама система — адаптирована под реальные ситуации.

Результаты

Внедрение платформы «ТопФактор» позволило ГФК-Русь полностью локализовать HR-процессы, сохранив их логику и наполнение:

• Система работает в SaaS-режиме и охватывает 245 сотрудников;

• За первые два месяца было запущено 486 процессов и 1739 задач;

• Оценка эффективности реализована по модели What/How с визуальной калибровкой и учётом результатов в премировании и индексировании заработной платы;

• Личные кабинеты сотрудников повторяют структуру Workday, включая параметры оплаты, бонусы, grade, cost-центр, ID и другие атрибуты;

• Реализован модуль тайм-рекординга для проектной занятости: данные используются финансовым отделом для оценки утилизации персонала, рентабельности проектов и бухгалтерского учёта затрат;

• Настроены отчёты и фильтры по статусам задач, срокам выполнения, этапам согласования и отклонениям.

Изображение 13. Проект ГФК-Русь в цифрах

Особо стоит отметить реакцию руководства: генеральный директор компании высоко оценил работу команды и подтвердил, что «HR-функция полностью локализована».

Планы на 2025 год: расширение функционала

После успешного перехода на платформу TopFactor и полной локализации ключевых HR-процессов компания ГФК не остановилась на достигнутом. Проект дал мощный импульс к развитию — как отметила Валентина Зеленская, «мы поняли, насколько гибкой может быть система, и захотелось идти дальше».

Теперь команда ГФК рассматривает TopFactor не просто как инструмент для автоматизации текущих задач, а как базу для построения полноценной цифровой HR-экосистемы. Подход остался прежним: каждый новый модуль разрабатывается на основе четкого технического задания, с учётом внутренних процессов компании и максимальной ориентацией на удобство конечного пользователя.

Перед командой стоит задача не просто воспроизвести функции, которые ранее были реализованы в глобальных системах, но и создать более адаптивное, компактное и прозрачное решение, полностью отвечающее текущим требованиям бизнеса.

Изображение 14. Приглашение на бесплатное демо с экспертом

Заключение

Опыт компании ГФК-Русь демонстрирует, что переход с глобальных HR-платформ на российское решение может быть быстрым, гибким и эффективным, если проект выстроен на четких целях, слаженной работе команд и глубокой вовлеченности всех участников. За два месяца удалось перенести ключевые HR-процессы из Workday и SAP в TopFactor, не потеряв данных и бизнес-логики.

Особое внимание заслуживает то, как проект был реализован:

• без сбоев и сбоев в работе текущих процессов;

• с полной локализацией под требования российского законодательства;

• с высокой степенью кастомизации под внутренние стандарты и пользовательские привычки;

• с быстрым обучением персонала и налаженной технической поддержкой.

ГФК не просто заменила платформу — она выстроила гибкую экосистему управления HR-процессами, которая продолжает развиваться: от оценки и планирования до обучения и бюджетирования.

Кейс ГФК — это подтверждение того, что импортозамещение в HR не только возможно, но и дает стратегическое преимущество, особенно когда за реализацию берутся сильные партнеры и профессиональная команда.