Все, что вы хотели знать про КЭДО с Госключом. Ответы на самые популярные вопросы кадровой службы на старте проекта автоматизации

4216 просмотров
0 комментариев
09.06.2023 13:45:00
От главного редактора

Прошло около двух лет с момента, как Министерство цифрового развития России анонсировало работу мобильного приложения Госключ для обычных граждан. Применительно к взаимодействию работника и работодателя - это удобный сервис для онлайн-подписания документов со смартфона с сохранением юридической значимости, и он активно используется для автоматизации кадрового электронного документооборота (КЭДО).

С помощью Госключа можно быстро, самостоятельно и бесплатно получить усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи – УКЭП и УНЭП. Сегодня с их помощью можно заверять не только кадровые, но многие другие документы (акт приемки выполненных работ, обращение в суд и др.), причем список постоянно расширяется.
С февраля 2023 года Госключ интегрирован в программный продукт «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника». Команда разработчиков и консультантов по этому проекту обладает экспертными знаниями и может консультировать пользователей по использованию приложения и новой технологии КЭДО. Специалисты подготовили краткий чек-лист по подключению к электронному кадровому документообороту с Госключом. В этой статье познакомим вас с ответами на самые популярные вопросы.

Сколько занимает подключение работодателя к сервису Госключ с использованием личного кабинета ТопФактор?
Система довольно простая, есть определенный набор этапов для подключения, мы его описали по ссылке.

Какой срок действия УНЭП Госключ?
Один год. За 30 дней до истечения этого срока приложение Госключ инициирует автоматизированный перевыпуск сертификата и напоминает пользователю об этом в приложении. За 7 дней выпуск нового сертификата УНЭП будет запущен принудительно.

Сможет ли Госключ пройти проверку на любом стороннем сервисе проверки электронных подписей или список этих ресурсов ограничен?
Положение о проверке усиленной неквалифицированной электронной подписи содержится в нормативной базе УНЭП Госключа. Это Постановление правительства Российской Федерации №2152 «Об утверждении Правил создания и использования сертификата ключа проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» от 1 декабря 2021 года.
Базовый сервис для проверки УНЭП размещен на информационном ресурсе Минцифры России.

Сколько хранятся в Госключе предназначенные для подписания Документы?
Поступивший в мобильное приложение документ должен быть подписан пользователем в течение 24 часов. Если этого не произошло, во внешнюю информационную систему выводится сообщение, что срок подписания истек. Перед подписанием документ можно открыть для проверки правильности внесенных данных или можно отказаться от подписания, если допущена ошибка. По истечении срока подписания документ из Госключа исчезает.
При этом, все документы сначала проходят через портал Госуслуг, где они хранятся в личном кабинете гражданина 3 месяца. Когда этот срок заканчивается, они удаляются с портала. В самом же мобильном приложении документы могут храниться бессрочно пока оно установлено на телефоне пользователя. Если вы сменили смартфон и/или заново установили на телефоне приложение Госключ – история подписания документов не сохранится.

Можно ли применять усиленную квалифицированную электронную подпись для подписания со стороны работодателя?
В Госключе можно получить сертификат Усиленной квалифицированной электронной подписи для физ.лица. Для того, чтобы выпускать УКЭП юридического лица необходимо формирование МЧД (машиночитаемая доверенность) - это электронный аналог бумажной доверенности, который разрешает сотруднику подписывать документы от лица компании, что уже реализовано в Госключе.

Есть ли примеры в судебной практике по использованию Госключа в кадровом делопроизводстве?
Важно понимать, что Госключ – это не отдельный вид подписи, можно сказать, что это обобщающее название технологии, использующей УКЭП или УНЭП. Но если говорить именно о судебных прецедентах по использованию Госключа, то на данный момент их нет. Это говорит о том, что применяемые технологии соответствуют нормам законодательства.

В каком соотношении пользователи программы «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» используют УНЭП от Госключа и от Калуги Астрал?
Первоначально мы запускали КЭДО совместно с аккредитованным удостоверяющим центром Калуга Астрал и большая часть подписей была выпущена с помощью их сервиса. Сейчас, для большинства пользователей у нас перевыпущены УНЭП с помощью приложения Госключ, и, в экспериментальных целях, небольшая часть сотрудников осталась с ключами от Калуга Астрал – примерно 10% от общего числа сотрудников. Тут хочется отметить именно легкость и простоту процесса выпуска сертификата электронной подписи, который осуществляется работником самостоятельно в своем смартфоне.

На штампе электронной подписи есть данные СНИЛС сотрудника. Насколько это обязательно?
Использование СНИЛС в штампе не имеет четкой нормативной базы и не является обязательным атрибутом. Мы выбрали использование СНИЛС для идентификации пользователя на начальном этапе разработки продукта. Сейчас мы прорабатываем вопрос какую альтернативную информацию можно использовать в штампе.

Есть ли у УНЭП Госключ какой-то номер сертификата или идентификатор?
Да, серийный номер сертификата присутствует, он есть в бланке у пользователя мобильного приложения, а также содержится в файле электронной подписи к каждому документу, который был подписан с помощью данного сертификата УНЭП По сути у нас в системе повторяется структура самого сертификата для УНЭП Госключа. В этом случае наша компания руководствуется Приказом ФСБ РФ N 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27 декабря 2011 г.

Есть ли базовая информация для составления регламента использования Госключа в компании, где запускается КЭДО?
Когда мы в компании ТопФактор запускаем новые проекты по автоматизации кадрового документооборота, мы даем пользователям готовые формы документов в виде локально-нормативных актов, уведомлений, согласий и пр.

Что говорит правительство о подтвержденной законодательно возможности обмена документами через чат-бот Telegram?
В большей степени это касается защиты персональных данных, ведь трудовой договор и другие документы содержат такую информацию. Поэтому, перед подключением чат-бота, нужно запросить согласие сотрудника на такой обмен.

Можно ли отозвать документы, если они подписаны в базе 1С?
Важно понимать, что документ подписывается не в 1С, а передается через портал Госуслуги в мобильное приложение, откуда возвращается соответствующий статус. Само подписание происходит в смартфоне пользователя, а в Личный кабинет сотрудника возвращается уже результат подписания, в виде файла электронной подписи. Если документ подписан сторонами, то уже имеет юридическую силу. В нашей системе есть сценарий, который поможет составить соглашение о аннулировании подписанного документа, и отправит на подписание второй стороне.

Требуется ли издавать отдельный локально-нормативный акт по КЭДО для дистанционных работников?
Нет, не требуется. Для этой категории сотрудников использование кадрового электронного документооборота уже предусмотрено законодательством.

Нужно ли работодателю, использующему программный продукт «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» иметь личный кабинет на Госуслугах?
Да, нужно. Хотя документы поступают сотруднику через Госуслуги в Госключ напрямую из информационных систем работодателя, для технического обеспечения этой процедуры необходим личный кабинет организации на Госуслугах. При этом постоянного присутствия там не требуется, так как подобное взаимодействие автоматизировано.

Сейчас мобильное приложение Госключ можно использовать бесплатно, а когда введут плату за использование?
По словам Марины Солодовой – руководителя проекта «Госключ» Минцифры РФ, это пока открытый вопрос, так как нет официальной информации о переходе на коммерческую версию. Из сказанного можно сделать вывод, что, как минимум, в ближайшие несколько лет сервис будет бесплатным.

Мы постарались ответить на вопросы, наиболее часто встречающиеся у наших клиентов по связке двух автоматизированных систем – разработанному нами программному продукту «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» и интегрированному с системой КЭДО мобильному приложению Госключ. Однако, если вам требуется более глубокое погружение в тему КЭДО с Госключом или проведение индивидуальной презентации, мы готовы бесплатно и подробно рассказать, а также показать программный продукт.

Оставьте свою заявку по ссылке и наши менеджеры обязательно свяжутся с вами!

Другие полезные материалы по теме КЭДО:

Редакция Топфактор


План мероприятий по подключению к Госключ

Организационные задачи:

  1. Подготовить и направить письмо на официальном бланке в Минцифру (Приложение 1).

  2. Получить в уполномоченном аккредитованном УЦ (например, ФНС, ЦБ, ФК) УКЭП руководителя организации-потребителя. С правилами получения электронной подписи для руководителя организации можно ознакомиться по ссылке 1 и ссылке 2

  3. Получить в уполномоченном аккредитованном УЦ (ФНС) УКЭП Оператора информационной системы («Обезличенный» квалифицированный сертификат). С правилами выдачи квалифицированных сертификатов Операторам информационных систем можно ознакомиться по ссылке

  4. Зарегистрировать в ЕСИА подтверждённую Учетную Запись руководителя организации-потребителя (для самостоятельного подтверждения Учетной Записи можно использовать полученную КЭП руководителя организации-потребителя), см. подраздел 3.1.3 документа «ЕСИА. Руководство пользователя» 

  5. Руководителю организации, используя свою подтверждённую Учетную Запись в ЕСИА и КЭП руководителя организации, зарегистрировать в ЕСИА организацию-потребитель (см. подраздел 3.2 документа «ЕСИА. Руководство пользователя»).

  6. Добавить сотрудников в организацию на портале ЕСИА. При необходимости (если их ещё нет в ЕСИА) зарегистрировать в ЕСИА подтверждённые Учетные Записи будущих сотрудников организации-потребителя (2 или более) см. подраздел 2.1 документа «Руководство пользователя для организации-потребителя».

Технические задачи (для вашей ИТ-команды):

  1. Сформировать API-KEY (идентификационный ключ) ЕСИА на информационную систему Топфактор: Личный кабинет сотрудника (мнемоника TOPFACTOR) см. раздел 4 документа «Руководство пользователя для организации-потребителя».

  2. Разместить «Обезличенный» квалифицированный сертификат УКЭП в виде контейнера на сервере.

  3. Добавить «Обезличенный» квалифицированный сертификат УКЭП в Топфактор: Личный кабинет сотрудника.

  4. Настроить подключение Топфактор: Личный кабинет сотрудника в ПРОМ контур ЕПГУ

  5. Обеспечить доступность следующих ресурсов:

Приложение 1. Шаблон письмо в Минцифру_page-0001.jpg

Вернуться в блог
0 комментариев

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи. Для того, чтобы оставить комментарий, пожалуйста, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь

Примеры решения бизнес-задач с использованием предлагаемого продукта
Отзыв о внедрении KPI-управления в ЗАО «ЗАВОД ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКОГО ...
KPI и порядок в бизнесе — «Импульс Телеком» рассказали, как улучшили ...
Внедрение HRM-системы в КИА (управление результативностью и талантами)
Отзыв Р-Конф (rosconf.ru) по управлению результативностью и талантами с ...
Кейс компании ПСБ Лизинг. On-Premise проект по внедрению КЭДО от ТопФактор
KPI-Автоматизация как инструмент роста вовлеченности сотрудников