Планировать как в Google: инструкция по применению OKR в кросс-функциональной команде

882 просмотра
0 комментариев
17.09.2021 11:14:00
Статьи

Плюс кросс-функциональных команд в том, что они сами работают над анализом, дизайном, разработкой, тестированием и запуском продукта, без аутсорса. Поэтому гипотезы проверяются быстрее, а зависимость от внешних факторов ниже. Но иногда эта сложная машина с разными механизмами даёт сбои: дублирование задач, запараллеленные процессы, обилие бизнес-метрик. Как привести команду к результатам и справиться с потерей мотивации, проблемами в коммуникации и выгоранием?

Илья Кучеренко, продакт-менеджер Тинькофф и куратор ИКРЫ, применяет в своих проектах систему планирования и постановки целей OKR (Objectives and Key Results). Этот инструмент помогает каждому участнику кросс-функциональной команды соотносить личные и общекомандные цели и видеть, как его ежедневные задачи влияют на конечный результат. Илья Кучеренко показал на mind-картах, как выглядит внедрение OKR и какие трудности могут возникнуть на практике.

Что такое OKR, и почему следует внедрить эту систему в вашу компанию?

Инвестор Джон Дорр пришёл в компанию Google в первый год её существования и предложил основателям использовать систему планирования OKR, где O (Objective) — задача, а KR (Key Result) — метрика. OKR связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими целями компании. Вероятно, OKR является одним из слагаемых успеха мировой корпорации. 

Цель (Objective) — это то, куда мы хотим попасть. Отличительные черты:

  • Ёмкая
  • Мотивирующая
  • Амбициозная

Совет Ильи: Цели, которые будут достигнуты при любом положении дел, не подойдут. Ведь OKR направлена на вдохновение сотрудников и раскрытие их потенциала на пути к «вершинам». Здесь приведу сравнение с ключевыми показателями эффективности: цели KPI относительно легко достигаются и представляют собой результаты уже выстроенного бизнес-процесса. Цели OKR отличаются большей агрессивностью и амбициозностью. Если после стратсессии ваши цели выглядят как to-do лист — меняйте их! Objectives and Key Results должны быть одинаково хорошо понятны всем задействованным людям. Это избавит от несогласованности и конфликтов.

Откажитесь от расплывчатых формулировок вроде «улучшить», «упростить», «облегчить». Они сбивают с толку. Замените их на такие:

  1. Запустить продукт для сегмента рынка X
  2. Увеличить активную клиентскую базу с Y до Z
  3. Снизить количество обращений в поддержку по причине багов на 50 % (с 250 до 125 в день)
Такой подход позволит сфокусироваться на конечном результате и прописать конкретные шаги для его достижения. Помните, что, какими бы амбициозными ни были цели и KR, они должны опираться на реальные ресурсы и возможности.

Ключевой результат (Key Result) — измеримый результат, который показывает прогресс на пути к достижению цели, иначе говоря, — метрика. Формулируя KR, ответьте себе на вопрос: «Как поймём, что приблизились к целям?».

Когда сотрудники видят, для чего они выполняют те или иные шаги, и понимают, как их задачи связаны с работой других специалистов в команде, их мотивация и эффективность растёт. Это приводит и к росту бизнес-показателей.

Не ставьте OKR в один ряд с Agile, Scrum, Kanban. Они помогают организовать работу с текущими ежедневными задачами в бэклоге, а OKR — это про стратегическое планирование и повышение прозрачности между всеми командами.

Вот почему ещё стоит внедрять OKR в компании:

  • Это фокусирует команду на целях.
  • Вы не тратите время на задачи, которые не влияют на конечный результат.
  • Сотрудники могут отследить и оценить свой вклад в достижение стратегической цели.
  • Внутри команды становится легче аргументировать запросы к «вертикальным» и «горизонтальным» коллегам.
  • OKR синхронизирует смежные команды и между собой, и с целью компании.

Внедрение OKR на практике

Лучше всего OKR внедрять незадолго до начала отчётного периода, перед этим обсудите подробности с командой на стратегической сессии.

В проектах Тинькофф мы используем OKR, чтобы фокусировать и синхронизировать между собой команды продуктового, аналитического и операционного направления. Мы работаем над повышением лояльности и вовлечённости клиентов в экосистему банка. Каждый квартал мы определяем фокус на следующие 3 месяца. OKR помогает не буксовать, занимаясь всем и сразу. Мы ясно видим, где не хватает сотрудников и где нужно усилить найм. Также OKR исключает дублирование задач в смежных командах.

На небольшом примере вы можете увидеть, какую пользу принесёт эта система планирования вашей компании. Итак, пошаговый план с картинками:

1. Соберите команду и вместе ответьте на вопрос: «Куда вы хотите попасть?». Ответ поможет сформулировать вашу фокусную цель (Objective) на выбранный период (месяц, квартал или год). Брать большие отрезки не стоит, так как мир слишком быстро меняется, чтобы уверенно двигаться в одном направлении больше года без пересмотра целей. Не ставьте больше двух целей. Вы будете сильно расфокусированы. Для наглядности возьмём не абстрактное «стать лидерами в своей отрасли», а более близкое к непосредственным задачам команды исполнителей — например, «дать нашим клиентам ТОП-сервис».

google1.png

2. Исходя из цели, определите ключевые результаты (Key Results), приходя к которым вы будете понимать, движетесь ли вы к своей фокусной цели (Objective).

google 2.png

3. Затем под каждый из Key Results составьте список проектов (Projects), реализация которых сделает вас ближе к достижению целей. На этом этапе чётко обозначьте роли и определите, кто будет отвечать за каждый проект. Важно: пропишите не только членов текущей команды, но и всех смежных.

google 3.png

4. Лучше под каждым проектом сразу прописать ближайшие шаги (Next Steps). Это избавит от прокрастинации, вы будете видеть первые действия, которые нужно предпринять, чтобы запустить проект. Ближайшие шаги можно добавить в бэклог после окончания стратсессии.

Ещё важный совет — после составления этого плана ответьте на вопрос: «Что-то нужно сделать ещё, помимо OKR?». Это поможет избежать простоя по важным и дополнительным проектам, которые не вписались в OKR.

Для настройки OKR не нужно сложных инструментов: важнее содержание, а не форма. У нас цели и результаты прописаны в обычной таблице Confluence. Для красоты можно отрисовывать в Miro. В процессе разработки и следования OKR мы просто созваниваемся. Первый созвон — стратсессия, определяем ключевые результаты на команду. Потом мы просто синхронизируем задачи в бэклоге из Notion с целями и фокусами, которые прописаны в таблице OKR.

5 ошибок при использовании OKR, и как их избежать

Внедряя эту систему постановки целей в проекты Тинькофф, Илья выделил несколько уязвимостей. Если учитывать этот опыт, то планирование станет ещё более эффективным.

  • Не пытайтесь внедрить OKR сразу во всей компании, особенно если вы не человек из С-Level. Для начала попробуйте этот метод на своей команде. После того, как всё встанет на рельсы, приступайте к постепенному масштабированию по вертикали и горизонтали.
  • Не запутайтесь в целях разного уровня. Если кажется, что ваши Objectives — на самом деле замаскированные KR, то это не всегда плохо. В сложных многоуровневых системах OKR так оно и бывает: KR для C-Level — это Objective для среднего звена. Но, если мы говорим о внедрении в рамках команды, важно не перепутать, иначе вы не поймёте, зачем работаете над KR и что он вам даёт. Почаще задавайте проверочный вопрос: «Зачем нам эта цель? Мы понимаем, что она нам даст при достижении?».
  • Определите нагрузку для каждого из сотрудников, чтобы хватило ресурса для продвижения к каждому из KR. 
  • Не стремитесь расписать все Next Steps по проекту. В мире, где много неопределённости, достаточно понять первые 2–3 шага, чтобы начать действовать и развеять туман по следующим Next Steps. Большой список шагов морально перегружает команду и при этом в любой момент может стать неактуальным.
  • Обязательно убедитесь, что все члены команды понимают, почему именно эти результаты и проекты выбраны как фокусные. OKR — это про вдохновение и прозрачность, а не про навешивание задач и их контроль.

Чтобы поддерживать систему планирования OKR, нужно пересматривать план на актуальность примерно раз в квартал. Убирайте всё лишнее, что не приближает к цели. Синхронизируйте еженедельно (или через 1 неделю) свой бэклог и OKR, чтобы устранить рассинхрон между тем, что нужно делать, и тем, что вы делаете на ежедневной основе.

OKR — гибкая система, которую каждая команда или компания может адаптировать под себя и видоизменять её на любом этапе внедрения. Большой плюс этого метода в том, что он привносит осознанность в работу кросс-функциональных команд, положительно влияет на самостоятельность и мотивацию сотрудников. Здесь работает принцип: когда понятно «зачем», можно преодолеть любое «как».

Источник

Вернуться в блог
0 комментариев

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи. Для того, чтобы оставить комментарий, пожалуйста, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь

Примеры решения бизнес-задач с использованием предлагаемого продукта
Отзыв компании "Доктор Мебель" по проекту автоматизации системы целевого и KPI-управления
Отзыв по проекту внедрения кафетерия льгот в фармацевтической компании Chiesi
КЕЙС ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ОЦЕНКИ ПЕРСОНАЛА И ПРЕМИРОВАНИЯ В ГРУППЕ КОМПАНИЙ «SCHLUMBERGER»
Отзыв по проекту внедрения целевого управления в научно-производственном предприятии «РАДИУС Автоматика»
Кейс по практическому применению программы «1С:Управление по целям и KPI» для производственного предприятия
Отзыв Корпорации "Пумори" по разработке системы сбалансированных показателей и подготовке к проекту автоматизации